Destia har fått betydelig mer presise prosjektprognoser

Destia er Finlands største aktør innen infrastrukturtjenester og et foregangsselskap innen automatisering og digitalisering av infrastrukturprosjekter. Som en konsekvens av nye krav til rapportering og prognoser valgte selskapet å gjøre om og oppgradere den eksisterende løsningen i samarbeid med Intito. Samtidig ble løsningen effektivisert og migrert til IBM Cloud. Brukervennligheten ble bedre, og antall brukere skjøt i været. På denne måten ble Destias rapporter og prognoser mer virksomhetsorienterte og ga selskapet muligheten til å bruke mer presis informasjon i beslutningsprosessene.

UTFORDRING

Det eksisterende rapporterings- og prognosesystemet besto av flere programmer som måtte brukes samtidig. Med behov og målsettinger i stadig utvikling ble prosessen uoversiktlig og rapporteringen komplisert. Det eksisterende Planning Analytics-systemet måtte oppgraderes til en skybasert Planning Analytics-tjeneste som var enkel å vedlikeholde og alltid oppdatert.

LØSNING

Utviklingen av prognoser ble satt tettere i sammenheng med virksomheten, ved å involvere Destias prosjektledere i prosessen. Resultatet ble at antall brukere som la inn data i systemet, ble mer enn femdoblet. Brukervennligheten ble forbedret ved hjelp av de fleksible funksjonene i Planning Analytics Workspace-grensesnittet og ved å erstatte de separate planleggingsprogrammene med én enkel prosess.

RESULTAT

Ved hjelp av en ny og brukervennlig prosess for prognoser og rapportering har Destia nå tilgang til mer presis informasjon i beslutningsprosessene. Den brukervennlige prognoseløsningen gjør det mulig for mange forskjellige brukere å delta i planleggingsprosessen. Den tydelige utformingen, basert på eksplisitt arkitektur, øker effektiviteten, samtidig som den sikrer integriteten og påliteligheten til de tilgjengelige virksomhetsdataene.

Destia er Finlands største infrastrukturselskap og en del av det globale konsernet Colas Group. Destia konstruerer, bygger og vedlikeholder infrastruktur som er avgjørende for at samfunnet fungerer, for eksempel elektrisitetsnett, broer, vei og jernbane. Andre deler av den omfattende porteføljen er byutvikling, telematikk- og belysningsløsninger samt omfattende tjenester for styring av trafikk og infrastruktur.

Destia har brukt tidligere versjoner av IBM Planning Analytics til økonomisk planlegging siden 2014. Målsettinger og behov i forbindelse med rapportering og prognoser har imidlertid endret seg mye de siste årene, og selskapet valgte derfor å bygge opp systemet på nytt. Samtidig migrerte selskapet fra et lokalt system til en IBM SaaS-tjeneste, i tillegg til at de moderniserte brukergrensesnittet med Planning Analytics Workspace.

Mot en mer virksomhetsorientert prosess

Målet var å gjøre prosessen mer virksomhetsorientert og å bruke prognoser og budsjettering til å generere mer informasjon til bruk i beslutningsprosessene. Dette ble gjort ved å utvide brukergruppen til å omfatte de som var direkte involvert i virksomheten, altså prosjektlederne. Andre målsettinger var å effektivisere rapporterings- og prognoseprosessen, forbedre evnen til å utvikle presise prosjektprognoser og få bedre oversikt over kontantstrøm og driftsmidler.

«Før prosjektet startet, måtte økonomikontrollerne ta seg av rapporteringen på vegne av sine respektive forretningsenheter. Vi ønsket å involvere flere i virksomheten ved å gi dem muligheten til å komme med synspunkter på planen, samtidig som de fikk oversikt over den økonomiske situasjonen i prosjektene. Dette betyr at vi får mer presise data, og de får bedre oversikt over prosjektene de jobber med. I tillegg ble løsningen effektivisert, slik at dataene flyter bedre oppover i systemet, uten at man må bytte program eller hoppe fra et nivå til et annet», sier Antti Vepsäläinen, Head of Business Control and Development i Destia.

«Da prosjektet ble startet, hadde vi ikke behov for å erstatte den eksisterende teknologien. Vi hadde sett på en del alternative løsninger noen år tidligere, men det virket naturlig å holde seg til IBM Planning Analytics. Økonomikontrollerne våre var allerede kjent med løsningen, og vi følte at vi kunne bruke den til å forme funksjonaliteten slik vi ønsket. IBM Planning Analytics er svært fleksibelt, og derfor godt egnet i en bransje der ting endrer seg raskt», sier Vepsäläinen.

Da prosjektet ble startet, hadde vi ikke behov for å erstatte den eksisterende teknologien. IBM Planning Analytics er svært fleksibelt, og derfor godt egnet i en bransje der ting endrer seg raskt.

Antti Vepsäläinen, Head of Business Control and Development, - Destia

Godt samarbeid om videreutvikling av et eksisterende system

Prosjektet ble startet opp våren 2021, og løsningen ble tatt i bruk i september samme år. Med nært og godt samarbeid ble prosjektet raskt gjennomført, til tross for at mange hadde ferie i prosjektperioden. Ettersom prosjektet var en gjenoppbygging av en eksisterende løsning, uten tungvinne spesifikasjoner, var det mulig å oppfylle Destias behov og ønsker svært raskt.

«Intito har omfattende kompetanse på IBM Planning Analytics. Teemu Hännikäinen har jobbet med Destias planleggingsløsning i flere år, og han har derfor fått god kjennskap til virksomheten vår. Han er en rolig og svært profesjonell konsulent. Han lærer oss gode arbeidsmetoder og gir oss råd om hvordan vi kan innlemme kompliserte løsninger. I tillegg til Teemus ekspertise har vi alltid hatt tilgang til dyktige eksperter som har hjulpet oss med å videreutvikle løsningen, også på kort varsel», sier Minna Hakulinen, Group Controller i Destia, om samarbeidet med Intito.

«Uten et godt samarbeid hadde vi neppe klart å overholde tidsplanen. Noen ganger må vi gjøre endringer spontant. Det har alltid vært raskt og enkelt å få hjelpen vi trenger. Intito har brukt effektive og fleksible folk i prosjektet, noe som har gjort det enkelt å samarbeide», sier Tuomas Kosunen, Business Controller i Destia.

Destias målsetting var å forbedre presisjonen i prognoser og budsjetter, og dette målet ble nådd. Nå som planleggingsprosessen har blitt mer detaljert og antall brukere som bidrar med data er flerdoblet, har selskapet tilgang til mye data som analyseres fra flere perspektiver. En brukervennlig løsning som benyttes av et stort antall brukere, ble innlemmet i Planning Analytics Workspace på en god måte.

Brukervennlig prognostisering og rapportering gir beslutninger på godt grunnlag

Med den nye løsningen kan økonomikontrollerne tilpasse rapportene på en mer fleksibel måte og analysere data som er relevante. I tillegg spiller systemet en viktig rolle i månedsavslutningen; mange tall kan genereres direkte fra Planning Analytics, uten behov for manuelt Excel-arbeid og vedlikehold. I det store bildet ble rapporteringsprosessen effektivisert ved å erstatte flere ulike programmer med én modell, noe som gjør arbeidet enklere og sikrer at tallene er riktige.

«I en slik prosess møter man selvfølgelig litt motstand mot noen av endringene, men det var overraskende lite av det. Det nye systemet har blitt tatt godt imot av de ansatte, og vi får nå tilgang til mer presise data. Det virker å være stor interesse for rapportering og kontantstrømprognoser. Takket være Planning Analytics og Intitos fleksibilitet kunne vi gjøre endringer i systemet underveis i opplæringsprosessen for å etterkomme ønsker fra sluttbrukerne», sier Kosunen.

«Vi jobber allerede med flere ideer til videreutvikling av løsningen. Det at det kommer inn nye eiere i selskapet samtidig som prosjektet fullføres, vil sette sitt eget preg på rapporteringen. Ettersom IBM Planning Analytics kan tilpasses behovene våre etter hvert som de endres, vil vi fortsette det gode samarbeidet med Intitos profesjonelle konsulenter», oppsummerer Vepsäläinen.

Destia

Destia er en finsk infrastruktur- og anleggsentreprenør. Selskapet har røtter som går over 200 år tilbake i tid, til Den kongelige finske komité for rydding av fosser, som opererte i Finland mellom 1799 og 1809. I dag jobber Destia med å bygge og vedlikeholde trafikkårer, industri- og trafikkmiljøer og bymiljøer. Tjenestene omfatter bygging og konstruksjonsarbeid både over og under bakkenivå, fra krevende fundamenteringsprosjekter til energi- og byggteknikk. Destia har allsidig ekspertise, noe som betyr at de kan utvikle store og avanserte løsninger.

Solution components

- IBM Planning Analytics Cloud

Er organisasjonen din moden for bedre prognoser og rapporter? Kontakt oss!